Une réunion efficace c’est possible !
Une réunion par ci, une par là. Difficile de ne pas s’énerver lors d’une séance qui s’éternise et qui ne fait rien avancer alors qu’une montagne de travail s’accumule sur le bureau. Les réunions sont pourtant nécessaires et doivent servir à réunir les personnes qui vont pouvoir prendre les bonnes décisions pour débloquer une situation ou faire avancer le projet. Je vous propose quelques astuces pour gagner en efficacité et cessez de gaspiller le temps de tous.
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Définissez les objectifs de la réunion
Une réunion pour faire faire une réunion c’est cool. On boit un café tous ensemble, on discute du temps et des enfants mais ça ne fait pas avancer le schmilblick et il y en a qui ont d’autres chats à fouetter.
Une réunion sert avant tout à prendre des décisions soit pour faire avancer un projet, soit pour débloquer une situation. Dans tous les cas, celui qui a initié la réunion l’a fait pour une bonne cause et doit donc fixer des objectifs clairs. Partagez ces objectifs avec toutes les personnes conviées, cela vous permettra aussi d’identifier si tous les participants vont être vraiment utiles pour les questions que vous vous êtes posées.
Envoyez l’ordre du jour minimum un ou deux jours avant la réunion avec des objectifs clairs. Cela permettra à tout le monde de se préparer, d’avoir une idée des réponses qu’ils vont apporter ou défendre, et aussi de pouvoir recadrer votre réunion lors du jour J quand celle-ci va partir de travers.
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Plus c’est court, plus c’est bon
Une réunion c’est comme un chat, il prendra toute la place qu’il peut que ce soit une boite à chaussure ou le canapé. Si vous planifiez une réunion sur une heure, vous allez probablement prendre tout ce temps-là, avec une bonne partie en échange de gentillesses et sur des sujets aléatoires (Alors toujours au club de squash Jean-Pierre ?). Dans la majeure partie du temps, vous pourriez finir cette réunion en un temps plus restreint si vous aviez planifié cette même réunion en 30 minutes. Divisez votre temps en meeting par deux et vous verrez que vous pourrez traiter tous les sujets aussi bien et que tout le monde en sera plus heureux.
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Instaurez des règles pour être efficace
La plus essentielle de toutes les règles : commencez la réunion à l’heure. Commencer sans les retardataires, ils prendront le pli à force de se sentir mal à l’aise de débarquer au milieu de la séance. C’est injuste d’attendre pour ceux qui sont ponctuels et faire perdre 5 à 10 minutes à tout un groupe.
Bannir les téléphones et ordinateurs, peut-être excepté pour celui qui fait tourner les slides et celui qui prend des notes pour le compte-rendu. Les technologies qui s’invitent dans les réunions font perdre l’attention des participants qui ne sont pas là à 100% pour faire avancer les sujets. Cela donne des conversations décousues, des gens qui doivent se répéter au lieu d’avoir tout le monde qui partage le même but de faire avancer la réunion pour en finir au plus vite.
Prenez en main la séance, ne la subissez pas
Vous avez établi un ordre du jour ou des objectifs pour votre séance, c’est le moment de bâtir un plan de la séance dessus afin de ne pas perdre de vue votre but. Préparez un plan de la séance s’il y a plusieurs sujets à aborder. Faites-vous aider par un Powerpoint/Keynote afin d’afficher clairement le sujet abordé et le but recherché / le problème à résoudre.
Indéniablement la discussion peut dériver, ou pire vos clients pas alignés sur leur vision ou décision. N’hésitez pas à couper court dans ce cas-là. Ce ne sera pas interprété comme un manque de respect mais comme quelqu’un efficace qui garde en vue les objectifs.
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Tirez des conclusions
Tout au long de la réunion, prenez des notes afin d’établir un compte-rendu : participants, sujets abordés, décisions prises. Ce compte-rendu est vital pour acter ce qui a été discuté et décidé, ainsi que pour définir quelles sont les prochaines étapes et qui en est responsable. Prenez soin de le mettre au propre après la réunion puis envoyez-le à tous les participants.
Enfin, prendre 5 minutes en fin de séance pour récapituler de vive-voix les décisions prises et les prochaines étapes du prochain permettra à tous, y compris ceux qui tapotaient sur leur portable pendant la séance, d’être bien au clair sur celles-ci et que tout le monde ait bien compris la même chose. N’hésitez pas à reformuler en d’autres termes ce qui a été décidé.
Quelques liens utiles qui m’ont inspirés : Forbes – 5 Simple Steps To More Efficient, Effective Meetings, Inc – 5 Rules for Efficient, Effective Meetings, Tips for running effective meetings
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